優秀企業家必讀的
管理大小事

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  • 企業e化 (6)

    別輕忽企業隱形成本!用「系統」提升營運績效

    你知道嗎,組織中看得見的成本只是一小部分,更大部分是隱藏在因為人員異動、訊息不一致、溝通不良或工作流程混亂而產生的隱形成本。這些因人為疏失所造成的問題,其實可以透過一套好的系統來解決,無形成本有效降低後,營運績效自然能夠提升。

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    先發制人!善用雲端辦公室做到主動式管理

    「先發制人、後發制於人」,管理也是一樣,企業如果能做到「主動式管理」,在問題還未產生之前,預先掌握狀況、進行改善,就能防範於未然。UOF雲端辦公室將傳統以「人」為主的被動式管理,轉變成以「制度」為主的主動式管理,協助中小企業有效提升管理效能。

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    面對BigData商機浪潮,你家e化做足了嗎?

    喊得漫天聲響的「企業e化」,很容易落入一個窠臼思維,就是以為導入ERP系統就完成了公司e化的政策。 但事實上卻只對了一半,因為除了透過ERP做好公司管理上的數字e化外,更要搭配管理e化, 整個公司的營運成效大車子,才能因為有這兩個輪子而穩定前進!

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    電子簽核系統,優化所有簽單環節

    還在為簽單過程來回反覆、落東落西、人員不在便無法簽核、查找不易煩惱嗎? 電子簽核系統將簽核過程所有環節進行優化,免除人為上的疏失及困擾, 線上系統加速工作流程,並讓所有人都在同一進度上,也節省許多溝通成本。

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    雲端電子簽核系統,成為中小企業加分利器

    電子簽核系統的優勢相對於傳統簽單流程省時又省力,但真正要導入時當然不能只考慮好處,還得做全方位的評估, 像是:價格是否太高?或是還需要聘請一位專業人員維護?……等等,這些都是企業考量到的成本, 因此U-Office Force看見企業需求,提供不一樣的方案,為提供最優質的服務。

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    雲端化對企業的優點

    根據一項調查,日本311海嘯後,日本沿海遭受海嘯侵襲的城市,有三成的中小企業倒閉, 因為所有包含實體文件、營運資料、帳務資料及電腦系統全數在海嘯中被摧毁! 但有個行業卻在災後第四天就復業了-銀行業!臨時櫃台讓倖存的企業得以繼續他們的金融往來!

    很多中小企業其實並沒有異地備援的概念,因此如果遭受到天災、祝融、或甚至一早開門發現電腦全數被偷, 相信很多中小企業應該是很難恢復原有的營運狀況!從311我們可以了解到,對於中小企業而言, 雲端化不僅是不可擋的趨勢,同時也為中小企業帶來了另一種安全的保障,不用再承擔e化所帶來的風險! 但一談到把資料上雲端,中小企業大都會有安全的疑慮,總覺得把資料於在外面,心裡總是不踏實, 所以兩年來我們在推U-Office Force雲端辦公室時,遇到阻力及質疑總是圍繞在安全的議題上。

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  • 辦公室應用 (6)

    檔案分享——讓你不在辦公室也能搞定所有事

    你還在用USB或E-mail跟同事們互傳工作檔案及進度?這也太落伍了吧! 運用U-Office Force的公事包功能,Anytime、Anywhere都是我的辦公室!

    隨著時代的進步,電腦使用的普及,Office檔案如Word、Excel、Powerpoint等等幾乎變成了很多人工作的重心, 甚至對外溝通或生活也幾乎都跟這些Office檔案脫離不了干係。但於這些檔案的數量隨著時間逐漸膨脹, 每個人的電腦裡少著幾百個,多則上千個檔案,往往一儲存都以GB來計算。 而這些檔案,除了自用之外,偶爾也需要提供分享給其他同事使用。

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    協同行事曆——即便趴趴走也不漏接任何重要會議

    你公司還在用傳統白板記載每個人的出缺勤情況或業績報表?這在行動通訊時代裡也未免太落後了吧!雖然Outlook或Gmail或許可以分享個人行事曆, 但是當會議時間更動時,卻沒有辦法連動,這時U-Office Force的行事曆就會很好用!

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    用電子問卷訂便當——化超級助理搞定複雜Menu訂單

    對上班族而言,最快樂的兩個時段,一是午餐時,二是下班後。若公司福利再好一點,還有下午茶時間呢! 尤其是午餐時段,吃得好,奇蒙子才會好,才會有體力對抗下午的挑戰。但是面對公司或部門才20~30個人,每個人都有各自喜好, 要怎麼填訂便當及搭配飲料的Menu,才不容易出錯呢?啊~~有誰能救救這份苦差事啊?

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    自發電子報,讓員工與客戶關係更「麻吉」

    想要向外佈達公司重大訊息,還要員工一封封地寄E-mail出去給客戶,會不會太沒效益了? U-Office Force的「公告模組」功能,可以設定內部帳號及外部帳號群組,把想要宣導的訊息, 在第一時間發散給客戶知道,做好「親密」關係聯繫!

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    即時檢索讓人員查找資料快狠準

    現在搜尋世代崛起,想要什麼資料只要一Google,不到一秒所有相關資訊盡在眼前,公司內部系統當然也不能例外, 因每日企業產生的資訊量太龐大,如何在茫茫資料海中即時撈出所需資訊,對所有企業人員都十分重要。

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    客戶通訊錄電子化,一分鐘找到您要聯絡的對象

    「慘了~那個王○明的電話在哪裡?」「○海的窗口又換了,你知道是誰嗎?」 「什麼?張○華離職後沒有把客戶名單留下來!」…相信這樣的對話很熟悉吧! 就用U-Office Force把客戶及員工通訊錄通通建立起來, 讓聯絡窗口無縫接軌不漏接,還能無紙化節能減碳愛地球。 重點是還能設定權限,重要人士電話號碼不外洩!

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  • 工作管理 (9)

    交辦事項管理術——掌握工作進度一把罩的殺手鐧

    身處職場戰場夾心餅乾的小主管們,一定恨不得腦容量能大一點,時間能多一點, 才能把老闆交辦的事情做完外, 還要去追屬下或合作伙伴的進度,但問題是你能記得多少項?而且哪些快完成了?又有哪些還沒開始呢? U-Office Force提供主管「交辦事項」管理功能,讓你輕鬆交辦工作下去,便可蹺腳喝咖啡,享受生活!

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    工作日誌電子化+多元利用,做事容易升官快

    「工作日誌」是什麼?問十個答案,有九個恐怕回覆:是主管想確認屬下的工作進度與效率,所進行監督控管。 事實上,「工作日誌」的意義不僅於此,除了確認所有人員是否為同一目標努力外,還能增加夥伴彼此的意見交流, 因此好好管理「工作日誌」就變得很重要!想知道怎麼做,可以讓工作表現更讓人眼睛一亮呢?甚至達到事半功倍之效呢?

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    搞對「專案管理」與「工作流程」,工作配置更有效率

    什麼是「專案管理」與「工作流程」?相信很多企業主自己也弄不明白,於是常常發生殺雞用牛刀的情況,使得底下員工每個人都操得半死, 得到的效果卻有限。事實上,只要弄清楚兩者之間的差別,就可以依事情的輕重緩急安排適當的人力及金錢投資,用最少的資源發揮最大效率,讓公司業績蒸蒸日上!

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    File Server Out,文件管理IN,公司管理安全更有效率

    你們公司還在用「File Server」?哇!如果公司系統沒有掛掉,不是老闆運氣好,就是IT部門拜「乖乖」拜很大!趕快醒醒吧~ 想要公司壯大嗎?想要公司發財嗎?那麼趕快改用導入「文件管理」,將公司流程電子化,才有辦法走到哪,生意做到哪!

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    開啟「會議管理」,找人訂會議室追蹤待辦通通搞定

    如果說主管最常做的事情是「交辦工作」, 那麼主管最常參加的活動就是「會議」了~每天開到天荒地老~不過這還是小事, 最令人感到痛苦的是「喬時間」跟「喬會議室」,到底有沒有更聰明的辦法搞定呢?

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    通通放到雲端平台,企業所有工作管理不漏接

    每當員工職位異動或離職交接時,是不是一個頭兩個大?用傳統的口頭、小紙條、E-mail、LINE之類的即時通訊來交辦事項,都只是單方面布達訊息,卻得不到回饋,久而久之很容易忘記,也管理不易。 不妨運用U-Office Force雲端辦公室平台,將所有訊息放上去,管你員工怎麼異動,工作怎麼交辦,都有辦法在重要時刻提醒你「下一步」,或找到蛛絲馬跡,抽絲剝繭地解決問題。

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    主動將工作依輕重緩急分類,企業訊息管理有一套

    在企業裡,訊息的傳遞過程當中,因角度不同及身分不同,因此每個人都只會聽到他想聽的,傳遞他想要傳的, 於是很容易發生「貓在鋼琴上昏倒了」或「皇帝不急、急死太監」的情況產生,如何避免呢? 透過U-Office Force雲端辦公室可以大大地協助你解決這問題!

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    企業溝通管理無縫術,強化企業競爭力

    好的溝通讓企業上天堂,壞的溝通方式足以讓企業垮台。所以如何做好上對下、一對多及下對上的溝通方式呢?同時還能記錄並追蹤呢?別擔心, U-Office Force的雲端辦公室早就想好妙招,將一般公司的溝通術化為六大類,並做好對應軟體,讓你溝通無阻礙也無距離!

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    輔助管理員

    常聽到很多MIS人員在抱怨,引進一套新系統之後,最基本的從帳號建置開始,細到每個模組基本資料的建立等,都需要MIS把屎把尿的一步步完成,這樣就可以了嗎? 不!未來各模組的設定所需要的任何變動,MIS依舊得事必躬親。

    以辦公室自動化的系統來說,除了基礎資料建置、帳號建置、權限設定之外,還有很多拉拉雜雜的事情要做,公告類別的建置及異動,討論區的開版與權限設定, 電子簽核的表單與流程設計,文件管理目錄建置與權限設定。

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  • 業務管理 (2)

    有效管理業務超Smart,帶領部屬衝出一片錢海

    當老闆小主管的,誰都想知道公司業務的行程怎麼安排?客戶的資料有沒有保存起來(避免業務離職後就不見了)?手上有哪些案子?報價多少錢?有沒有遇到什麼困難……等等, 但該怎麼做呢?才能帶領部屬及公司賺大錢呢?

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    業務報價電子化,簽核+列印+查詢+商機速搞定

    你家的報價還在用Excel或Word的格式來製作?然後用印表機印出來給老闆簽?太落伍了吧!萬一老闆出差一個月,那這份報價單還不要給客戶做生意呢? 運用U-Office Force的「文件管理」,管你老闆在哪裡,都可以線上報價、線上簽核,第一時間把握商機,讓錢財如浪潮般滾進來~

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  • 資安&系統管理 (3)

    使用者帳號分類,提高公司溝通效率

    帳號每個人每天都在用,但辦公室系統如果只有一種帳號,不限任何身分都能都登入,公司機密怎麼辦?內部溝通又怎麼辦?做好分門別類,才能加速公司營運,大大降低溝通成本。

    或許有人會問帳號有什麼秘笈可言?每個系統不都有帳號嗎?否則如何登入?沒錯,每個系統都有帳號!但每一種系統都不同,使用帳號的邏輯也會完全不一樣,都是使用者帳號怎麼會差這麼多?

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    快速搞定「權限授與」,想把公司組織「變形金剛化」也不怕

    一般公司的IT人員及人資,每次提到權限授與就開始頭痛,煩惱著誰應該要有權限掌管哪些事?公司人員變動要怎麼即時調整權限架構?或是如何分級才能一目瞭然?……等等, 這時IT人員及人資一定想:如果有辦法一次全部搞定該有多好?其實這裡有隱藏版的更有效率解決權限授與難題,趕快來看看怎麼做?

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    保障帳戶安全第一優先,多層登入驗證防止資訊外洩

    進入行動辦公室或雲端世界,最怕的就是使用者資訊外洩,為避免發生這重大的問題,U-Office Force提供多樣的登入驗證,確保登入的人的確是該帳戶所有人。 另外U-Office Force還提供帳戶密碼的多種關卡設計,以維護帳戶安全,包括如加強密碼強度、有效期限與登入次數等功能,完整保護系統與每位帳戶使用者。

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  • 經理人專欄 (11)

    【U-Office Force管理手札】亞家科技-抓住雲端服務新商機,源源財富就在眼前

    「創業也許是許多人的夢想,我也是其中一人,現在回想起來真的是蠻衝動的!」亞家科技執行長趙宏瑋笑著表示。成立於2011年的亞家科技,除了提供系統整合服務、網頁開發、APP設計等專業服務外,另一項主力服務項目就是U-Office Force雲端辦公室的經銷與客製化服務。

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    【U-Office Force管理手扎】 善用數位工具,花仙子讓內部管理跟上公司成長速度

    35年前,台北一家小工廠,從芳香粒「香香豆」起家,如今已蛻變為年營收超過20億元的香氛除臭和驅塵王國,它是「花仙子」。包含去味大師、克潮靈、潔霜、驅塵氏、好神拖、康寧餐具等眾人耳熟能詳的品牌,全都是花仙子旗下的招牌商品。

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    【U-Office Force管理手扎】 高傑信 不只提供好的服務,還要提供客戶好的選擇

    成立至今已邁入24年的高傑信,以永續服務為創立初衷,為企業客戶在「基礎建設」、「資訊安全」、「商業流程」等需求上,提供跨品牌整合技術能力、高品質的品牌產品,及具優勢價格的電腦系統整合性應用解決方案。

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    【U-Office Force管理手扎】就是要數位化!塩野義拋開人工紙本,一掃管理難題

    1878年,一間專售漢藥品的商店在日本大阪開張。140年後,這間商店不僅蛻變為「塩野義製薬株式会社」,更走出日本,建立國際版圖,在1963年時將觸角伸至台灣,成立台灣分公司「台灣塩野義製藥」,其中又以生產抗生素藥物最為知名。

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    【U-Office Force管理手扎】當主管都是空中飛人!華宏新技用行動辦公室加快決策效率

    「追尋經濟變化而調整發展方向,我們應該要踏在浪頭上,」華宏新技董事吳志成說。翻開LCD光學膜上櫃大廠華宏新技的成長史,儼然是台灣經濟轉變的縮影。

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    【U-Office Force管理手扎】尋找文件不再大海撈針!台灣住礦科技善用文件管理系統即時回應客戶需求

    IC導線架供應商台灣住礦科技公司,原為日本住友金屬礦山集團和台灣長華電材共同投資成立的台日混血公司。2014年,長華電材收購日方持有股份,讓台灣住礦成為旗下百分之百子公司。今年初,長華電材又取得馬來西亞、蘇州、成都等住礦海外分公司,進一步擴大半導體導線架的產業布局。

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    【U-Office Force管理手扎】 善用資訊化系統打造競爭優勢,公勝保經躋身全台第三大保經公司

    1993年,公勝保險經紀人公司的創辦人蔡文俊,在高雄後火車站的一間小辦公室裡,開始建造他的保經王國。24年過去,公勝已成為台灣排名第三大的保經公司,明年又將迎來一個嶄新里程碑,那就是即將成為台灣第二家上櫃的大型保經公司。

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    【U-Office Force管理手扎】 車輛研究測試中心 持續優化,為資訊與服務成效加值

    一輛輛尚未掛牌的測試車陸續駛進位於彰濱工業區的車輛中心,準備進行各項檢驗與測試。這兒擁有國內第一座國際級試車場,從斜坡、滑行、乾溼地操安、煞車性能、振動噪音測試道、動態平台等,將車輛可能發生的所有狀況都考量進去,提供新車上市前將性能調整到最佳狀態。

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    【U-Office Force管理手扎】 薰衣草森林 讓夥伴漫步「雲端」,感受最幸福的事

    座落在台中新社山區的薰衣草森林,創立緣起於兩個女生(詹慧君、林庭妃)的浪漫夢想──想要擁有一畝自己的薰衣草田和咖啡館。 15年來衍伸出7個品牌(薰衣草森林、森林島嶼、桐花村、緩慢、心之芳庭、好好、緩慢文旅),經營觸角從台中新社、南投清境, 一路開展到蓮石梯坪、高雄甲仙等地,2010年更跨足日本北海道;員工人數也從當初的兩位創辦人,如今開枝散葉達500多人。

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    【U-Office Force管理手扎】 仕元機械 善用電子簽核系統,落實會議追蹤管理

    成立於1996年的仕元機械為國內知名工具機製造廠,專業設計製造廣泛系列的立式綜合加工機,以「MAXMILL」品牌行銷全球。 為追求企業永續經營,不斷革新求變以符合市場需求,並以科學管理增進效率,提高品質的穩定性,深獲國內外客戶肯定。

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    【U-Office Force管理手扎】台灣櫻花 以「夥伴雲」為智能化起點,啟動家的熱情

    台灣櫻花是國內熱水器與瓦斯爐、廚具商品領導品牌,將近40年前即首創除油煙機「永久免費換油網」和熱水器「永久免費安全檢查」的貼心服務, 在消費者心中建立良好口碑。隨著國民所得不斷提高,人們對廚房空間、設備需求日趨強烈,櫻花進一步擴大廚房設備產品線的經營, 如蒸烤箱、洗碗機、感應爐等廚房電器,代理進口品牌伊萊克斯(Electrolux)以及推出自有電器品牌SVAGO,以提供更完整、更便利的服務給消費者。

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